La importancia de informar y formar a los empleados sobre la protección de datos personales

Efectivamente, informar y formar a tus trabajadores correctamente, es básico, pues puede evitar brechas de seguridad en tu negocio y pérdidas de información de tus bases de datos. A partir del 25 de mayo ya es de aplicación el nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

¿Qué departamentos se ven afectados?

La nueva normativa involucra a toda la empresa, desde cómo y donde se registra a las personas que pasan por recepción hasta los documentos que se dejan sobre la mesa. Sin embargo, las áreas más afectadas son las relacionadas con la gestión directa de datos personales, como recursos humanos, administración, marketing, etc.

Los resultados después de una adecuada información/formación son:

• Los empleados tienen un buen conocimiento de su papel en la seguridad de la información y de la protección de datos. Son conscientes de en qué consiste la nueva normativa y cómo deben actuar.
• Los empleados ven más definida su tarea y comprenden mejor sus obligaciones con respecto a los requisitos de privacidad desde su puesto de trabajo.

Todo el personal, tanto laboral como colaborador o externo, que tiene acceso a ficheros de datos personales de tu empresa, adoptará una serie de conductas para garantizar la confidencialidad, integridad y legalidad en el tratamiento de los datos de carácter personal. Entre otras cuestiones, hay que redactar un documento con las medidas de seguridad que los empleados deben respetar; dicho documento deberá ser debidamente firmado junto con el de compromiso de confidencialidad, pues todas las personas que intervienen en el tratamiento de datos de carácter personal están obligadas por ley al secreto profesional.

Los riesgos para la información y los datos personales más habituales que se pueden ver en una empresa consisten en contraseñas, que casi nunca se cambian, que además se utilizan a la vista de todos, papeles con información importante que se tiran a la papelera sin ser destruidos, accesos de tipo indiscriminado, ausencia de copias de seguridad, o documentos con información de tipo confidencial sobre escritorios, al alcance de cualquier persona.

Por lo tanto, los empleados tienen un papel esencial en el cumplimiento de la nueva normativa de protección de datos.

Para más información o asesoramiento, puede contactar con nuestra área de asesoría jurídica al 93 872 32 22 - [email protected].