Criteris d’Inspecció de treball en relació a l’obligació del registre de la jornada

En publicacions anteriors hem comentat els aspectes més rellevants del Reial Decret-Llei 8/2019 de 8 de març i de la Guia publicada pel Ministeri de Treball. No obstant, cal remarcar que aquesta guia no és font de dret i, per tant, en última instància prevaldran els criteris d’Inspecció de treball.

L’obligació del registre de jornada es tracta d’una reforma instrumental que pretén fer possible el control del frau i cobrir un buit que hi ha en el control. Inspecció té en compte que la seva entrada en vigor va ser el mes de maig i, per tant, està previst que els inspectors de treball no exigiran tenir registres dels/les treballadors/es a jornada completa abans del maig del 2019 (tot i que sí que s’exigeixen els registres dels/les treballadors/es a temps parcial donat que la seva obligatorietat està establerta des de l’any 2013). 

A continuació especifiquem els criteris que estan aplicant els inspectors de treball en relació a diferents punts que no estaven clarament definits ni en el Reial-Decret ni en la Guia, i que són font de discordança:

En relació al document de registre de la jornada

• En les properes publicacions dels grans convenis col·lectius ja hi sortirà un sistema de registre negociat. L’empresari és qui ha de garantir el registre del 100% de la jornada, així doncs, si encara no s’ha especificat en la negociació col·lectiva el model de registre, un pacte d’empresa serà suficient.
• L’empresa/organització ha d’utilitzar el seu poder de direcció en relació a aquest tema, ja que es tracta d’una obligació que han de complir els/les treballadors/es, doncs en cas contrari a qui sancionaran serà a l’empresa.
• Quan en la Llei es parla de que els registres han d’estar a disposició, vol dir que els/les treballadors/es tinguin accés als seus registres sense haver de sol·licitar-ho a l’empresa. Igual que amb les nòmines haurien d’entregar-se o estar disponibles en la Intranet de l’empresa i els/les treballadors/es han de tenir-hi accés directe. Especialment cal recordar que s’han d’entregar els registres als/les treballadors/es amb jornades a temps parcial (ja que es tracta d’una obligació específica regulada al RDL 16/2013).
• Els inspectors recalquen que en el moment que hi hagi una inspecció l’empresa ha de tenir in situ els registres (físicament o en format digital), ja que s’ha de donar accés immediat dels registres a l’inspector (per tal d’assegurar que no hi pugui haver cap modificació), en cas contrari està previst la imposició de sancions.
• Aquests registres els ha de guardar l’empresa durant 4 anys.
• En cas de no disposar, per part de l’empresa, de cap aplicació o dispositiu digital de registre de jornada, el document Excel o similar que s’utilitzi ha d’estar omplert a mà (és a dir; disposar del document mensual imprès i anar-lo omplint cada dia a mà), ja que, en cas contrari, es podria omplir digitalment la plantilla amb un horari concret, que després pot no ser real. El registre en format paper s’estipula que ha de ser “fiable, immodificable i no manipulable a posteriori”.
• Davant d’una inspecció esporàdica, el paper ja ha d’estar omplert en el moment que ho sol·liciti l’inspector (o ha d’haver estat registrada l’entrada en l’aplicació o altres formats que utilitzi l’empresa). Els inspectors de treball tenen la potestat de poder fer fotos de l’aplicació del mòbil del/la treballador/a, per tal de fer-ho servir com a prova posteriorment. Així mateix als inspectors no se’ls hi apliquen les restriccions de la Llei de protecció de dades i, per tant, han de poder tenir accés a tota la documentació, independentment de que aquesta contingui dades de caràcter personal.
• Inspecció de treball també requereix que el calendari laboral estigui exposat visualment en les instal·lacions de l’organització i hi ha de constar l’horari comercial. Aquest horari ha de quadrar amb el número de treballadors/es que té l’empresa i amb els horaris i jornades que realitzen.
• Quan es parla de 40 hores/setmanals es refereix en còmput anual, per tant, pot ser que en una setmana no s’hagin realitzat o s’hagin sobrepassat les 40 hores/setmanals per part d’algun/a treballador/a. Donat aquest cas, davant de Inspecció de treball, es presumeix que en còmput anual pot quedar compensat (altres setmanes realitzaran menys hores), així que en aquests casos Inspecció amplia el període de control i requereixen els registres quan ja ha passat un any des de la inspecció, i posteriorment miren que quadrin. El que esdevé necessari és que es respectin els descansos mínims legals entre jornades.
• A efectes d’inspecció no suposa cap problema que hi hagi menys hores registrades de les que hauria d’haver-hi, el problema sorgeix quan hi ha registrades més hores de les que consten en el contracte.
• En el cas de que hi hagi un excés de jornada i no es compensi mitjançant temps de descans, cal que l’empresa pagui aquestes hores i les cotitzi, tenint en compte el màxim d’hores extraordinàries o complementàries que es poden realitzar anualment.

És legal utilitzar dades sensibles (biomètriques) per registrar les entrades i sortides?

La Llei Orgànica de Protecció de Dades protegeix especialment les dades biomètriques tals com les empremtes dactilars, l’iris de l’ull, veu o qualsevol aspecte físic únic que identifiqui a la persona. En aquest sentit, els Agents Especials de Protecció de Dades i l’Autoritat Catalana de Protecció de Dades en els informes emesos 65/2015 i 63/2017 han establert que els sistemes de fitxatge que utilitzen dades sensibles poden constituir una invasió desproporcionada i perillosa de la intimitat de la persona (sempre i quan aquestes dades quedin a disposició de l'organisme), ja que no compleix el judici de necessitat ni de proporcionalitat. No obstant, si les màquines del sistema de fitxatge utilitzen, per exemple, empremtes digitals però creen un algoritme que les transforma, l'empresa no estaria incorrent en cap vulneració (al no quedar l'empremta a disposició de la organització). 

L’empresa ha de tenir el mínim de dades biomètriques a la seva disposició, ja que el fet de tenir-les comporta una infraestructura i uns procediments difícils de complir per una PIME (qualsevol dada sensible tal com empremtes o dades mèdiques, certificats de discapacitat, etc han de constar d’un control de registre de qui hi accedeix i han d’estar en un servidor i arxiu encriptat, ja que en cas que passés algun problema amb aquestes dades hi podrien haver conseqüències penals).

Quina diferència hi ha entre control de presència i control de jornada?

El control de jornada es refereix al temps de treball real i el control de presència al temps que els/les treballadors/es estan en les instal·lacions de l’organització, però sense treballar.

La “pausa de l’entrepà”

La pausa de l’entrepà (15 minuts), si fa més de 10 anys que es realitza en l’empresa, ja té la categoria de dret adquirit i, per tant, s’ha de mantenir i no es pot descomptar del temps de treball efectiu. És a dir, si els 15 minuts són retribuïts no cal registrar-los. El mateix en el supòsit de què el conveni col·lectiu ho tingui regulat com a temps efectiu.

En cas de que com a empresa es proporcionin descansos o flexibilitat horària puntualment i no es vulgui que aquests siguin entesos o consolidats com a drets adquirits, caldrà posar per escrit que no tindran caràcter consolidable, per tal de que els/les treballadors/es no ho puguin reclamar com a dret adquirit.

La distribució irregular de la jornada

En la reforma laboral de l’any 2012 es va establir l’opció de distribució irregular de la jornada, per tal d’aportar flexibilitat horària als/les treballadors/es i es refereix a que l’empresari pot distribuir un 10% de la jornada sense que es requereixi un acord entre ambdues parts (sempre i quan no sobrepassi el 10% de la jornada). Per exemple, treballar una hora més a l’hivern i una hora menys a l’estiu.

El termini per compensar les hores que s’han fet de més o de menys és de 12 mesos (jornada irregular). En canvi, el termini per compensar hores extres és de 4 mesos.

Com registrar la jornada de comercials o treballadors/es freelance que no tenen un horari concret d’oficina?

Els casos de comercials o treballadors/es freelance que no tenen un horari concret d’oficina, es regulen per la figura de l’autocontrol (treballen fora del seu lloc de treball o de manera itinerant). Cal diferenciar entre aquesta modalitat i el treball a distància, ja que aquest últim es refereix únicament a treballar des de casa (és a dir que el professional no ha de desplaçar-se a l’oficina, sinó que pot treballar des de casa seva, estant a un lloc localitzat/fixe i utilitzant mètodes remots de treball).

En el cas de l’autocontrol (per exemple, comercials que viatgen per tot Espanya i que cada dia estan a un lloc diferent, o professors de centres de formació que realitzen hores de preparació des del tren), la manera de comprovar el temps real de treball és mitjançant una aplicació al mòbil o a l’ordinador on hagin de marcar a quina hora han començat a treballar i a quina hora han acabat. Així mateix, poden emportar-se la fulla d’Excel impresa i omplir-la degudament allà on estiguin. Tot això es podrà contrastar amb altres elements com les hores en que han realitzat o enviat factures, els registres de trucades, control del GPS, etc. 

Què passa si un/a treballador/a no està a les instal·lacions perquè està a un curs formatiu?

En aquests casos, si s’està fora de les oficines però realitzant alguna activitat que computa com a temps de treball, per fer-ho correctament cal que el/la treballador/a s’hagi emportat un justificant que li ha d’haver proporcionat l’empresa, on hi ha de fer constar l’hora d’inici i de finalització. Aquest justificant posteriorment s’adjuntarà al registre mensual d’aquest/a treballador/a (o es registrarà la informació al programa corresponent) i es podrà demostrar a efectes d’inspecció.

En conclusió, cal tenir en compte que l’essencial que valora i busca Inspecció de treball és la voluntat per part de l’empresa de voler complir la norma i, en cas de dubte, recomanen aplicar l’opció que afavoreixi al/la treballador/a.

Per a un assessorament personalitzat podeu contactar amb la nostra àrea d'assessoria laboral al 93 872 32 22 – [email protected].