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Legalización de los libros contables y de actas en el Registro Mercantil. Importancia del libro de actas, y el de contratos con el socio único en las sociedades unipersonales
La mayoría de sociedades cierran su ejercicio contable el 31 de diciembre de cada año y, por tanto, tienen hasta el 30 de abril del año siguiente para legalizar sus libros contables en el Registro Mercantil. Ya hace unos años (desde los ejercicios iniciados a partir del 09/29/2013) que se exige a las sociedades mercantiles legalizar sus libros telemáticamente.
Aparte de legalizar los libros contables (diario, balances, IVA, etc) también hay que legalizar telemáticamente dos libros importantes para las empresas: el libro de actas y el de contratos entre el socio único y la sociedad en las sociedades unipersonales.
¿Por qué es importante el libro de actas?
En este libro se transcriben los acuerdos y negocios más importantes que hace la empresa, por los que es necesario que se reúna la Junta de Socios. También se transcribe el resultado de la única Junta obligatoria anual, la de aprobación de las cuentas del año anterior. Es muy importante que el libro esté convenientemente firmado por todos los socios y diligenciado el Registro Mercantil para evitar futuros conflictos entre los socios. Un libro no firmado ni presentado en el Registro Mercantil será una puerta abierta a incrementar los posibles conflictos entre los socios en un futuro.
¿Por qué es importante el libro de contratos en las sociedades unipersonales?
En estas sociedades hay que ser muy prudente en las operaciones llamadas "vinculadas". Para que la sociedad conserve su independencia del socio único es necesario que documente los tratos con este socio en este libro y lo legalice debidamente. Es necesario que se traten, sociedad y socio, como terceros para poder continuar disfrutando de la independencia de personalidad y, por tanto, de la limitación de responsabilidad de cada uno frente a terceros.
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